Nos estamos ahogando en reuniones. El empleado promedio ahora pasa casi 21,5 horas a la semana en ellos, creando un problema de productividad que cuesta a las empresas estadounidenses aproximadamente 37 mil millones de dólares al año. Es un desafío que todo líder intenta resolver.
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Afortunadamente, la innovación está proporcionando una solución poderosa. Ha surgido una nueva generación de anotadores impulsados por inteligencia synthetic, como Gong, Otter.ai, Granola y Fireflies.ai, para abordar este problema de frente. Un asistente de reuniones con IA actúa como un escriba digital, uniéndose a llamadas para transcribir conversaciones y crear resúmenes automatizados.
Esto permite a los equipos mantenerse plenamente involucrados en la discusión, con la confianza de que se están capturando los detalles clave. La rápida adopción (con plataformas como Otter transcribiendo más de 100 millones de reuniones a principios de 2021) demuestra cuán valiosa es esta tecnología.
Como cualquier tecnología innovadora, el lanzamiento inicial de estas herramientas planteó preguntas importantes. A pesar de todo el valor de la productividad automatizada, ¿cuáles son las mejores prácticas para ponerlas a trabajar?
Comprender el nuevo mundo de la IA para reuniones
La primera ola de robots para reuniones cambió las reglas del juego, pero también reveló áreas de crecimiento. Como ocurre con cualquier tecnología nueva, hubo dificultades de crecimiento. Algunas de las primeras plataformas tenían configuraciones complejas, mientras que otras, originalmente diseñadas para diferentes propósitos, tuvieron que adaptarse al mundo corporativo.
Lo más importante es que estas herramientas generaron una conversación necesaria sobre la privacidad y la seguridad de los datos. Tanto los líderes como los empleados comenzaron a hacer preguntas legítimas como: «¿Cómo nos aseguramos de que todos den su consentimiento para ser grabados?» «¿Cómo se utilizan y protegen nuestros datos?»
Estas preguntas no eran una señal de miedo. Eran apropiadas para que las preguntaran los líderes responsables. Impulsaron a la industria a madurar rápidamente, lo que dio lugar a una nueva generación de herramientas de inteligencia synthetic diseñadas con la confianza y la transparencia como elementos centrales.
Las primeras políticas de privacidad de algunos proveedores permitían que los datos se utilizaran de maneras que incomodaban a las empresas, como para advertising and marketing de terceros o capacitación de modelos.
De herramientas inteligentes a entrenadores confiables
La industria escuchó. Hoy en día, el estándar para los asistentes de reuniones con IA incluye salvaguardas sólidas como el cumplimiento de SOC 2 Tipo II, cifrado y políticas de datos claras. Pero el avance más interesante es la evolución del propósito mismo de la herramienta. El objetivo ya no es sólo la transcripción; se trata de permitir un cambio actual.
Esta es la visión detrás Asistente de reuniones de Kona por 15Five.
Kona Assembly Assistant se conecta a los calendarios de Google o Outlook y se une a reuniones individuales programadas en Zoom, Google Meet o Microsoft Groups. Una vez habilitado, se une a las reuniones entre gerentes y empleados para capturar momentos clave como actualizaciones de progreso, logros, bloqueadores y elementos de acción para que los gerentes puedan permanecer completamente presentes en la conversación.
Con el tiempo, esos resúmenes construyen un registro continuo de crecimiento que refleja las contribuciones reales de cada empleado durante el período de revisión.
Cuando llega la temporada de revisión, Kona compila estos resúmenes en una instantánea de rendimiento justa, equilibrada y lista para editar. Los gerentes ahorran horas de escritura y evitan los peligros habituales del sesgo de actualidad. El resultado es un proceso de revisión del desempeño que parece más rápido, más fácil y más significativo.
A diferencia de los tomadores de notas genéricos de IA, Kona Assembly Assistant fue diseñado específicamente para la gestión del desempeño, no solo para la transcripción de reuniones..
Kona comprende qué conocimientos son realmente importantes para las revisiones, centrándose en la retroalimentación, el progreso y el desarrollo, e ignora las conversaciones personales que no serían relevantes. También está completamente integrado en 15Five, por lo que los gerentes y equipos de recursos humanos pueden pasar sin problemas de la conversación al ciclo de desempeño sin cambiar de herramientas ni copiar notas a otros sistemas.
Kona se construyó sobre la base de la «privacidad por defecto». Toda la información de identificación private (PII) se elimina antes de procesar cualquier dato. Además, los datos anonimizados nunca se conservan ni se utilizan para la capacitación de modelos, y las empresas tienen management complete, con la capacidad de optar por no participar o habilitar funciones de IA como mejor les parezca.
Las notas y resúmenes generados por el Asistente de reuniones de Kona son privados para el gerente y su subordinado directo. Los administradores de RR.HH. no pueden ver el contenido de estas notas 1:1 sin el consentimiento explícito del gerente
Cuando se construye la IA de esta manera, con la confianza y la conexión en el centro, se ayuda a las personas a estar más comprometidas, permanecer más tiempo y desempeñarse mejor.
Una lista de verificación del líder para generar confianza con los tomadores de notas de IA
Poner a trabajar cuidadosamente a los anotadores de IA es la clave para obtener sus beneficios. Aquí hay una lista de verificación para que los líderes introduzcan estas herramientas de una manera que genere seguridad y confianza:
- Fomentar la transparencia y el consentimiento—sea siempre sincero. Asegúrese de que todos los participantes sepan que la reunión se está grabando y den su consentimiento. Busque herramientas que hagan que este proceso sea automático y claro.
- Asóciese con proveedores con principios—haz tu tarea. Elija socios cuyas políticas de privacidad garanticen que sus datos seguirán siendo suyos y nunca se utilizarán para capacitación de modelos externos ni se venderán a terceros.
- Implemente controles de acceso inteligentes—Utilice permisos basados en roles para garantizar que las conversaciones confidenciales solo sean accesibles para las personas adecuadas. La buena gobernanza genera confianza.
- Campeón del diseño que prioriza la privacidad—seleccione soluciones que estén diseñadas para la seguridad desde cero, como la desidentificación de los datos antes de su procesamiento.
- Capacite a su equipo con opciones—Los mejores proveedores brindan flexibilidad. La capacidad de su organización para habilitar, restringir o deshabilitar funciones de IA garantiza que usted mantenga el management.
- Comunicar el ‘por qué’ y el ‘cómo’—explique de manera proactiva el propósito detrás del asistente de reuniones de IA (reducir el trabajo administrativo, mejorar el enfoque y brindar una mejor capacitación) y ser transparente sobre cómo se protegen los datos.
Las herramientas de inteligencia synthetic pueden ser socios increíbles si eliges las adecuadas. Las mejores herramientas no sólo transcriben reuniones, sino que también ayudan a su gente a crecer. Busque tecnología que mejore nuestra capacidad para conectarnos, crear y liderar. Si hace esto bien, construirá un lugar de trabajo que será más productivo y más humano.
Si está interesado en obtener más información sobre 15Five y nuestro Kona Assembly Assistant, haga clic aquí para una demostración.