El desafío central
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Haus Labs, una marca de maquillaje de alto crecimiento en la industria de bienes de consumo empaquetados (CPG), combina un negocio en línea directo al consumidor (D2C) con sólidas asociaciones minoristas a través de Sephora. La empresa presta servicios a mercados de América del Norte, el Reino Unido, Australia y el sudeste asiático. Haus Labs, que actualmente emplea a unas 80 personas, proyecta crecer a 100-120 empleados para 2026. Su fuerza laboral se extiende por 14 estados diferentes de EE. UU., Canadá y el Reino Unido, con planes de ampliar aún más la contratación internacional el próximo año. Más de un tercio de la fuerza laboral se dedica a ventas o funciones relacionadas con las ventas.
Chelsey Lindbloom, directora sénior de Personas y Cultura, fue responsable de gestionar el presupuesto de nómina, crear el presupuesto de private y supervisar el ciclo de bonificación anual y los aumentos salariales. Antes de implementar el módulo de Compensación de 15Five, Haus Labs dependía de procesos manuales basados en Excel que planteaban importantes riesgos operativos y financieros:
- Inexactitud financiera: Los datos de remuneración se extrajeron manualmente del HRIS (ADP) y se conciliaron con hojas de cálculo maestras. En un ciclo, los cálculos de las bonificaciones fallaron y tuvieron que conciliarse manualmente, lo que le costó al equipo varias horas de trabajo.
- Proceso que requiere mucho tiempo: El proceso de compensación anual tomó casi un mes entero y requirió fórmulas complejas en múltiples pestañas para manejar las bonificaciones vinculadas a los objetivos individuales, de departamento y de la empresa.
- Flujo de trabajo engorroso y riesgos de seguridad: Para recopilar información de ocho jefes de departamento, el libro maestro tuvo que dividirse en hojas de trabajo protegidas con contraseña, enviarse y luego fusionarse nuevamente. Esto introdujo retrasos, desafíos en la gestión de contraseñas y riesgos de seguridad.
- Toma de decisiones subjetiva: Vincular los datos de desempeño con la elegibilidad para ascensos y las bonificaciones requería mucho tiempo y, a menudo, period subjetivo. Las decisiones normalmente se centraban en empleados individuales, basándose en conocimientos subjetivos debido a la falta de métricas de desempeño claras.
- Mala experiencia del gerente: A los gerentes les resultaba difícil navegar por las plantillas de Excel y carecían de claridad sobre el presupuesto departamental complete o sobre cómo se tomaban las decisiones de compensación para sus equipos.
La solución
Haus Labs eligió el módulo de Compensación de 15Five porque conecta directamente el desempeño y el pago, exactamente lo que Chelsey necesitaba para una compensación basada en el desempeño. La configuración fue sencilla e intuitiva, y el equipo de 15Five ayudó a adaptar el sistema a los ciclos únicos de bonificación y aumento de pago de Haus Labs.
Su implementación se centró en:
- Recomendaciones vinculadas al rendimiento: Los datos de desempeño, clasificados como bajo desempeño, cumplimiento o superación de las expectativas del ciclo de revisión más reciente, se integran automáticamente en el módulo de compensación, brindando recomendaciones para el monto de bonificación de cada empleado.
- Responsabilidad del gerente: Si bien los gerentes pueden anular las recomendaciones del sistema, deben proporcionar explicaciones por escrito sobre ascensos o aumentos significativos para los empleados con bajo desempeño, fomentando la transparencia y la coherencia.
- Management presupuestario y visibilidad en tiempo actual: Chelsey aprueba el presupuesto basic de nómina por departamento, que luego los ejecutivos de departamento distribuyen. A medida que los gerentes ajustan la compensación y las bonificaciones, el sistema muestra la alineación (o desalineación) del presupuesto en tiempo actual en relación con los límites aprobados.
- Automatización de Cálculos Complejos: El sistema automatiza reglas complejas como el prorrateo de bonificaciones para las nuevas contrataciones (Haus Labs contrató a 35 nuevos empleados sólo el año pasado), un proceso que antes period handbook, de alto riesgo y requería mucho tiempo.
- Arquitectura laboral y equidad de compensación: En respuesta a las preocupaciones sobre la equidad salarial planteadas en las encuestas de participación, Haus Labs utilizó la plataforma para implementar comparaciones y niveles de trabajo más complejos por región. La plataforma destacó inmediatamente dónde se encontraba cada empleado dentro de las bandas de comparación, brindando visibilidad de la equidad tanto interna como externa.
Los resultados mensurables
15Five Compensation generó resultados mensurables para Haus Labs en todos los ámbitos. Los resultados incluyeron:
- Ahorros de tiempo significativos: La eliminación de tareas manuales, como dividir libros de trabajo, administrar contraseñas y generar cartas de premio individuales (que antes tomaban alrededor de cinco minutos por persona), redujo la carga de trabajo de compensación anual en al menos una semana.
- Reducción de riesgos y precisión: Ahora que los datos de compensación provienen directamente de ADP, Haus Labs estableció una única fuente de verdad en 15Five, eliminando el riesgo de error humano que anteriormente conducía a errores financieros sustanciales.
- Mayor confianza del gerente: Los gerentes ahora tienen visibilidad del vínculo entre desempeño y pago y las restricciones presupuestarias dentro de un solo sistema, lo que les permite liderar discusiones sobre compensación. Un ejecutivo comentó: «Me encanta esta herramienta: es muy fácil de usar».
- Gestión de recursos humanos sin estrés: Chelsey describió una mejora basic en la gestión del proceso de compensación, lo que indica un impacto positivo en las operaciones de recursos humanos y la experiencia de los gerentes.
Haus Labs ahora ejecuta un ciclo de compensación que se siente fluido, confiable y basado en información actual sobre el desempeño. 15Five ayuda a sus líderes a recompensar a las personas de manera justa y a hacer avanzar el negocio con confianza.